5 oorzaken waarom projecten uitlopen en kosten overschrijden

Waarom is het dat de kosten van ICT projecten gemiddeld met 36% worden overschreden?
Hoe kan het dat gemiddeld 37% van deze projecten uitloopt?
Op de door het ministerie van Binnenlandse Zaken opgestelde lijst van grote projecten staan er 22 waarvan de kosten minimaal twee keer zo hoog uitvallen als aanvankelijk begroot.
Is dit per definitie een bijproduct van projecten? Het antwoord is nee. Dit kan anders.

Het Financieel Dagblad onderzocht grote ICT projecten bij de Rijksoverheid met een gezamenlijk budget van iets meer dan 2,5 miljard euro. Uit de analyse blijkt dat de kosten daarvan inmiddels zijn opgelopen tot 3,5 miljard euro. Gemiddeld worden de kosten met 36 procent overschreden en de uitloop is gemiddeld 37 procent. Bron: FD

Oorzaak

Aangezien een website het grootste marketingmiddel is, kunnen de meeste bedrijven het zich niet veroorloven om te worden blootgesteld aan de risico's die gepaard gaan met de traditionele werkwijze van web-en softwareontwikkelaars.

Reden 1: Afbakening

Het niet goed definiëren en afbakenen van een project voordat met het project wordt gestart, heeft een grote impact op de planning en budget van een website-ontwikkelingsproject, of welk project dan ook.

Dit wordt in veel webprojecten over het hoofd gezien. Het is bijvoorbeeld gemakkelijk om in een offerte te vermelden dat er een Over ons-pagina en een Contact-pagina wordt opgeleverd en vervolgens een eenvoudige schatting te maken voor tijd en kosten. Het schatten van tijd en kosten, zonder precies na te gaan wat er in een Over ons-sectie, Contactpagina of een ander deel van de website moet komen, zal tijd en budgetoverschrijdingen veroorzaken wanneer het project wordt uitgevoerd. In sommige gevallen is het logisch dat de Over ons-pagina een eenvoudige pagina is die tekst bevat met omvang van ongeveer een A4-pagina. Andere bedrijven hebben mogelijk 10 of meer subpagina's nodig voor de pagina Over ons, waarbij op deze subpagina's de medewerkers in detail worden weergegeven, samen met substantiële informatie over hoe het bedrijf zaken doet.

Als er geen solide afbakening plaatsvindt in de vorm van een plannings-/strategiefase, dan zijn deze details gewoonweg niet bekend en is het project voorbestemd om uit te lopen en daarmee budget te overschrijden.

Reden 2: Onervaren web developers

In veel gevallen worden junior developers ingezet op zelfs grote, complex webdevelopment projecten. Naast het feit dat een junior webdeveloper langzamer werkt dan een senior, zal hij/zij minder in staat zijn om compilaties tijdens het project te verhelpen. Waar een senior een deel van het project in bijvoorbeeld 1 week kan opleveren, zal een junior hier bijvoorbeeld 3 weken over doen. De klant betaalt hetzelfde uurtarief aan de agency maar de agency betaalt aanzienlijk minder salaris aan een junior developer dan aan een senior. Bovendien is er een tekort aan senior developers. Gevolg is dat een agency meer uren kan factureren aan een klant wanneer zij een junior developer op een project zetten. En meer uren betekent meer omzet. Dit betekent echter ook een groot risico op fouten, vertraging en kosten overschrijving.

Reden 3: De input van de klant is onbekend

Het ontwikkelen van een nieuwe website of webapplicatie vereist input van de klant gedurende het hele project. Als het project slecht is gedefinieerd, heeft de klant niet het volledige beeld van wat er van hem wordt verlangd en kan hij niet communiceren of hij zich wel of niet kan vastleggen op het vereiste niveau om de projectdeadlines te halen. Het is belangrijk om op voorhand duidelijk te hebben wat de benodigde input van de klant is.

Reden 4: Er wordt per uur betaald

Bij een digitaliseringsproject van de Rechtbanken werden de kosten flink overschreden. Zoals bekend werkt de overheid met aanbestedingen om projecten te laten uitvoeren. De partij die het beste voorstel heeft wint de aanbesteding. Het project werd begroot op 7 miljoen. De overheid ging akkoord met de partij die deze uitvoering voor haar rekening zou nemen. Eindafrekening: 200 miljoen, in plaats van 7 miljoen. Bron: FD

In bovenstaande situatie hebben de opdrachtnemers 193 miljoen euro meer gefactureerd …

Een andere belangrijke reden dat projecten uitlopen en kosten overschrijven is omdat er per uur wordt afgerekend. Dit principe is per definitie een rem op de productiviteit van een project.

Een agency die effectief en efficiënt werkt is een dief van zijn eigen portemonnee. Bij veel bureaus is er een declarabiliteit norm die gehaald moet worden. Grofweg moet je dan minimaal 6 van de 8 uur kunnen “schrijven” op een klant.

Een goed voorbeeld is de werkwijze van een makelaar. Stel dat de makelaar op uurbasis werkt, is hij dan intrinsiek gedreven om de aankoop zo snel en goed mogelijk af te handelen? Als hij de aankoop binnen drie uren kan afhandelen, kan hij slechts drie uren factureren. Bij een uurtarief van €100 heeft de makelaar €300 verdiend. Werkt hij 50 uren dan factureert hij €5000. Een makelaar wordt in dit model dus verleidt om langer over de aankoop van een woning te doen.

In plaats daarvan spreken makelaar en klant op voorhand een prijs af. Een prijs die gebaseerd is op het resultaat en niet op aantal uren. De klant is immers op zoek naar een woning en hoe sneller hij een geschikte woning kan aankopen die aan zijn wensen voldoet, hoe beter. Of de makelaar nu drie uren heeft gewerkt of 50 uren, dat maakt voor de prijs van de opdracht niet uit. Het verschuift wel de verhouding van consequenties van klant naar opdrachtnemer en daarmee zijn beide partijen gebaat bij een effectieve en efficiënte uitvoering.

Reden 5: De klant draagt het risico

Bij het opstellen van een budget vertrouwd de klant op de expertise van de agency’s projectmanager. Het zit in de kern van het verdienmodel van elke agency om zoveel mogelijk uren aan een project te besteden. Uren zijn tenslotte omzet. In deze vorm van werken komt het er op neer dat de klant er maar van uit moet gaan dat het project binnen budget blijft. In het model van ‘uurtje factuurtje’ draagt de klant namelijk het risico van het project.

Budgetten zijn vaak onrealistisch scherp waardoor de kans op uitloop en kostenoverschrijding alleen maar toeneemt. Dit betekent wel dat een agency een grotere kans heeft om de aanbesteding van het project te winnen. Als uiteindelijk het begrote budget op is en het project voor 80% afgerond, kiest een klant er vaak voor om het project alsnog door de agency te laten afronden omdat overstappen naar een andere agency nóg meer kosten met zich meebrengt. Een andere agency zal zich namelijk moeten verdiepen in de complete geschiedenis van het project met alle bijbehorende bestanden en coderingen.

Doordat een klant opdraait voor de gevolgen van uitloop en kosten overschrijding, is de klant geneigd om de geschreven uren te controleren. Met name wanneer een project uitloopt zal een klant vanzelfsprekend alle extra uren verantwoord willen hebben. Dit levert de klant nog meer werk en dit kan zorgen voor onderlinge spanningen tussen klant en agency.

Hoe het anders kan...

Wat als een web project uitgevoerd kan worden door een agency die:

Het risico draagt van de gevolgen van uitloop en kosten overschrijding;
en daardoor gebaat is bij een effectieve en efficiënte uitvoering;
zich, als gevolg van het bovenstaand gemeenschappelijk belang, automatisch als partner opstelt in plaats van uitvoerder.
zichzelf in de vingers snijdt als het junior developers op complexe projecten inzet.

Dit is mogelijk met Zorrilla. Wij zijn een digital agency uit Rotterdam en werken met een vast bedrag voor ieder project zodat onze klanten op voorhand weten wat de kosten zijn. Met deze werkwijze verplaatsen we de verantwoordelijkheid en het risico van de klant naar ons. Er ontstaat een verhouding waarbij wij belang hebben bij een effectieve en efficiënte realisatie van het project, in tegenstelling tot bureaus die juist verdienen aan uitloop van de projecten.

In ons geval dienen wij de beste professionals in te zetten die beschikken over de vaardigheden en ervaring om projecten effectief en efficiënt uit te voeren. Tot slot elimineert onze werkwijze dat klanten zich zorgen maken over de voortgang en uitvoering van het project of de gefactureerde uren. Onze klanten willen ten slotte een professionele website laten maken wat hen helpt om klanten te winnen, groei te versnellen en hun doelen te behalen.

Tips

Bepaal wat het doel is. Een website is geen doel, 20% meer conversie of 35% meer leads wel.
Doe onderzoek naar je eindgebruiker. Ga het gesprek aan om te achterhalen wat hun wensen zijn met betrekking tot het gebruik van de nieuw op te leveren website. Dit kan bijvoorbeeld met de klanten waar je als organisatie de beste relatie mee hebt.
Spreek een vast bedrag af met de agency die het project zal uitvoeren.
Stel vanuit de organisatie een product owner aan die het project kan monitoren. Deze persoon zal het aanspreekpunt zijn voor de agency.